Elke vorm van digitale communicatie maakt gebruik van bestanden die opgeslagen worden in een bepaald formaat. Het grootste deel van die formaten was tot voor kort eigendom van een enkel bedrijf, dat op die manier de gebruikers verplichtte om hun software te kopen als ze met de betreffende software wilden werken. Zo wisselt vrijwel iedereen informatie uit via Microsoft-Office documenten. De overbekende doc- (Word) en xls- (Excel) formaten zijn intellectueel en commercieel eigendom van Microsoft, die daarmee bepaalt wie deze standaarden mag gebruiken.

Naast deze ‘verplichte’ bestandsformaten (‘proprietory software’) bestaan er ook open standaarden, welke steeds meer aan populariteit winnen. Open standaarden zorgen ervoor dat de uitwisseling van informatie losgekoppeld wordt van de software om die informatie te verwerken.

Een voorbeeld van een open standaard die tegenwoordig aan belang wint is ‘Extensible Markup Language’ -XML). XML is een standaard voor het gestructureerd vastleggen van opmaaktaal. Een van de belangrijkste toepassingsgebieden van XML is het gestandaardiseerd uitwisselen van gegevens. Hiertoe biedt XML drie mogelijkheden: het vastleggen van afspraken (in XML Schema), het uitwisselen op een standaard wijze (via XML documenten) en het converteren van content naar andere formaten (met behulp van Stylesheets).

Naast de uitwisseling van berichten biedt XML ook dynamische mogelijkheden. Webservices maakt het mogelijk via een gedefinieerde XML standaard diensten aan te bieden via het internet. Hierbij wordt de flexibiliteit van de XML-standaard gecombineerd met internettechnologie.